Come faccio a archiviare i documenti aziendali?
Attenzione! Archiviazione documenti non è solo stoccaggio
Il volume dei dati è cresciuto da diversi anni, spinto dalla moltiplicazione dei documenti elettronici e dalla loro coesistenza con i supporti cartacei. Tuttavia non è sufficiente immagazzinare questi dati, ossia impilarli in armadi o baie di stoccaggio più o meno sicuri, per permettere ad un’organizzazione di adempiere ai propri obblighi legali e di proteggersi legalmente.
Come si implementa l’archiviazione di documenti?
Ciò comincia solitamente con un controllo documentario e la definizione di una politica d’archiviatura, che specifica i tipi di documenti (carta ed elettronica) da mantenere, il loro ciclo di vita (periodi di ritenzione, circostanze di distruzione, ecc.) e le modalità di accesso.
L’implementazione del criterio di archiviazione richiede quindi l’orchestrazione di più dispositivi: l’archiviazione di documenti fisici
in magazzini sicuri,
l’archiviazione di documenti digitali
su server sicuri, il trasporto di Documenti cartacei in veicoli sicuri, il trasferimento di archivi elettronici attraverso reti sufficientemente dimensionate, e la fornitura di soluzioni gestionali unificate degli archivi ibridi, fisici e digitali.