Archiviazione mista come scegliere la soluzione giusta?
Di fronte alla gestione di archivi fisici e digitali, le aziende devono scegliere una soluzione di archiviazione mista in grado di gestire in modo uniforme questo doppio flusso documentario. Una scelta delicata che deve far parte delle regole dell’azienda.
Mentre la carta resiste al suo presunto declino, il digitale continua la sua crescita inarrestabile. Di conseguenza, le aziende devono gestire una doppia produzione documentaria fisica e digitale. Il fenomeno è particolarmente vero in alcuni settori come l’assicurazione dove c’è una grande convivenza documentaria. Da un lato, le rivendicazioni sono spesso fatte su carta da parte di individui; Dall’altra, le relazioni di perizia sono create in formato digitale.
I servizi d’archivio devono essere in grado di gestire questi flussi fisici e digitali. “il mercato degli archivi ibridi tende a crescere e questo movimento potrebbe durare altri quindici anni”, dicono gli osservatori del mercato. Si sviluppa soprattutto dal momento che la gestione degli archivi copre non solo i documenti cartacei e i documenti digitali, ma anche gli archivi digitali da un processo di scansione. Questo terzo caso si trova spesso, ad esempio, con la posta in arrivo inviata dagli individui e che viene scansionata non appena entra nel loop.
Di fronte a questi obblighi, le imprese possono affidare la loro archiviazione congiunta a un archiviatore di terze parti come parte di una performance con uno di loro. Essi possono anche optare per una soluzione che saranno indipendentemente guidare sul proprio sito operativo.
Piano di archiviazione ibrido
Per questo articolo identifichiamo alcune delle soluzioni più comuni nel mercato. Prima di qualsiasi acquisizione, l’attenzione dovrebbe essere portata ad su aspetto importante:
Il software di archiviazione mista deve essere in grado di elaborare tutti i tipi di documenti, di qualsiasi provenienza, natura e formato. La maggior parte delle soluzioni include documenti di Office, immagini, database, e-mail e persino documenti compressi (esempio file. zip).
L’importazione di archivi è spesso ottenuta tramite scambi automatizzati che soddisfano gli standard di interscambio dati per l’archiviazione (Seda). Alcuni moduli di importazione supportano flussi importati a livello di server o direttamente sulla workstation del cliente.
Dal lato dei piani di classifica, gli editori propongono un gran numero di combinazioni che gli archivisti sceglieranno in base alle regole vigenti nella loro organizzazione: alborescenza, indicizzazione per thesaurus, liste di autorità, per formati di documento, Personalizzato… Stessa varietà per quanto riguarda la scelta dei moduli gestionali; Questi permettono un’ampia varietà di usi.
Follow up dei processi di archiviazione mista
Tutte le soluzioni presentate qui propongono un controllo del processo di archiviazione sia dalla Home page o più approfondita nel software. Questo controllo può essere consultato anche su una segnalazione fatta in formato Excel per rintracciare i vari movimenti dell’archivio: presa in carica, preparazione, supporto, deposito sul mezzo di stoccaggio, ecc. A questa funzione di tracking dei processi possono essere aggiunti strumenti statistici che offrono la più ampia visibilità possibile sulle azioni del software.
Un altro elemento da considerare, la funzione di ricerca ha nomi diversi in base agli editori: semplice/avanzato/federato o semplice/avanzato/trasversale. In ogni caso, la ricerca federata o trasversale è “l’Unione minima” a cui aspettarsi da una soluzione professionale. L’utente può avviare una ricerca senza preoccuparsi del formato del documento cercato. La ricerca viene eseguita in modalità full-text.
Conformità agli standard
Infine, la società dovrà garantire che la soluzione di archiviazione mista conformi alle principali norme vicenti in materia di archivi cartacei ed archivi elettronici. Tutte le soluzioni qui presentate soddisfano questi standard. Ad oggi, questi due standard coesistono, ma secondo alcuni osservatori, la loro approssimazione può venire alla luce presto.
Per quanto riguarda il costo di queste soluzioni, si evolve naturalmente a seconda del volume del corpus documentario o del numero autorizzato di accesso al software.