in cosa consiste l’archiviazione digitale
l’archiviazione digitale è un insieme di azioni per identificare, raccogliere, classificare, conservare, comunicare e restituire documenti elettronici, per il periodo di tempo richiesto per soddisfare gli obblighi legali o per le esigenze Informazioni o per finalità patrimoniali.
Lo sviluppo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione ha modificato drasticamente i metodi di lavoro facilitando e accelerando la produzione, la condivisione e lo stoccaggio delle informazioni digitali. Parallelamente, il riconoscimento della scrittura elettronica come prova nel 2000 ha spianato la strada alla “gestione elettronica”, alla dematerializzazione dei processi di business e alla produzione di Digital D” originaux.
Ecco perché l’archiviazione digitale/elettronica è diventata una vera sfida per le direzioni dei sistemi informativi. Fa parte di una gestione “efficiente” dei dati digitali, tenendo conto del ciclo di vita delle informazioni e della perenne conservazione dei dati con alto valore giuridico, strategico e/o patrimoniale che spesso sono l’unica Traccia dell’attività dell’amministrazione. La loro perdita sarebbe sia un rischio legale che un rischio importante per continuità di affari. La nozione di “archiviazione elettronica” si riferisce quindi alla “gestione dei dati digitali”.
Archiviazione digitale e sicurezza
I dati digitali sono intrinsecamente molto vulnerabili per due motivi principali: da un lato, sono facilmente manipolabili e falsificabili. Ci sono anche difficoltà nell’individuare la versione validata di un documento e avere accesso alle informazioni rilevanti necessarie per il processo decisionale. D’altra parte, il sostegno e il contenuto delle informazioni non sono più inseparabili, portando a gravi conseguenze. Infatti, la visualizzazione delle informazioni digitali è il risultato di un’armonia tra sistemi software, sistemi hardware, sistemi operativi e periferiche. Sono tutti sottoposti a ritmi diversi e più veloci che portano ad un rischio di obsolescenza tecnologica. Le strategie di sostenibilità, sostenute dai numerosi standard esistenti nel settore, devono quindi essere anticipate e attuate, purché i tempi di conservazione siano superiori a 10 anni.
Archivazione digitale un processo dinamico
L’archiviazione digitale è quindi un processo dinamico che inizia non appena vengono creati i documenti.
Si tratta di una funzione multi-sfaccettata che utilizza domini diversi che sono inclusi nei sistemi di master del computer di organizzazioni come:
- Gestione e ricerca documentale (gol, Knowledge base, motori di ricerca, semantica basata su repository, thesausus, ontologia…),
- Prove e sicurezza (impronte digitali, firme elettroniche, Time Stamp, Information Lifecycle Management, gestione dei diritti di accesso, Trace Management), interoperabilità (tra sistemi basati su protocolli e formati di comunicazione di scambio),
- Infrastrutture di storage,
- La scelta di strumenti altamente mirati sulla conservazione a lungo termine del digitale (strumenti di identificazione e conversione del formato, tecnologia Watch su media e formati di dati, piani di migrazione dei media, formati).
Le competenze necessarie per affrontare quest’area sono, quindi, multiple, ed è per questo che la visione complessiva di un sistema di archiviazione elettronica è ancora troppo poco condivisa.
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L’archiviazione e lo stoccaggio dei documenti di archivio devono essere rigorosamente organizzati. I documenti archiviati devono essere facili da trovare e non deteriorarsi.